株式会社ハクエイ

個人情報保護方針

株式会社ハクエイ（以下、「当社」という）では、個人情報の保護について以下のような考えのもと、取り組みをすすめていくことをお知らせいたします。
なお、本個人情報保護方針（後述の「個人情報の取扱いについて」、「個人情報に関する公表事項」を含む。）において使用する用語の意味は、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）に準拠するものとします。

1. 個人情報保護の理念
当社では、システム開発および種々のITソリューションの提供に伴い、クライアント企業及びお客様から個人情報を取り扱う場合がございます。個人情報保護に対する社会的なニーズの高まりや本人のプライバシー権の保護のため、お預かりした個人情報は、安全に保管し、取り扱うことを最大の課題と認識し、事業活動にかかわる全社員及び関係者に徹底していきます。また、社員（退職者、採用応募者も含む）、ビジネスパートナー様、取引先の個人情報も適切に取扱うことをお約束致します。

2. 個人情報の適切な取得、利用、提供に関して
当社では、事業の内容及び規模を考慮し、業務遂行に必要な範囲で個人情報の取得をおこないます。取得にあたっては、予め特定した利用目的をご本人に通知し、同意を得た上でおこないます。個人情報の利用は、特定した利用目的の範囲内とし、利用目的を変更する際には、予めご本人に通知し、同意を得た上でおこないます。個人情報は、法令に基づき適正に提供を要求された場合、および利用目的を遂行するために業務を委託する場合を除き、ご本人の同意なく、第三者に提供することはございません。目的外の利用や提供を防止するため、個人情報の利用及び提供は、個人情報保護に関する内部の統括責任者（個人情報保護管理者）が、その適正性を確認した上でおこなっています。また、自主点検、内部監査等の活動を通じた統制活動も強化しております。

3. 個人情報保護のための安全管理策
(1) 個人情報の漏えい、滅失、毀損等に対する予防措置
当社では、個人情報の漏洩、滅失、毀損等を防止するため個人情報のデータベースのメンテナンスを随時行い、外部からの不正なアクセスに対しては万全の管理を行い、データの流出がないよう安全な環境下に置くよう努めます。また、これらを徹底するため、従業員への教育・監督をおこなっています。登録されたお客様の個人情報については、可能な限り正確かつ最新の内容で管理いたします。個人情報取り扱い業務を社外に委託する場合は、委託先の選定や監督を厳重におこなっております。
(2) 個人情報の漏えい、滅失、毀損等に対する是正措置
万が一、個人情報の漏えい、滅失、毀損等が発生した場合は、被害拡大防止を最優先とし、速やかに是正措置を講じるとともに、原因究明をおこない、再発防止に努めます。また、事故に関する情報について、必要な範囲で関係者、関係機関に報告します。

4. 法令、国が定める指針、その他の規範の遵守
当社はあらゆる事業活動において個人情報を利用する特性上、個人情報に関する法律および関係法令、主務官庁のガイドライン、所属団体などのルール等、ならびにその精神を遵守することの重要性を認識し、従います。

5. 個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善
当社は個人情報の保護に関するマネジメントシステムを役員および従業員に周知徹底します。また、これを実行し、維持するとともに定期的に見直しをし、継続的改善に努めます。

6. 個人情報に関する苦情、相談への対応
当社に対して、個人情報の取り扱いに関する苦情の申し立て、相談をおこなう場合は、下記の窓口よりお願いします。

　▼ 個人情報保護窓口
　　　担当：株式会社ハクエイ　総務部
　　　電話番号：045-264-9892
　　　メール：privacy@hakuei-net.co.jp
　　　受付時間：AM10:00〜PM6:30（土曜・日曜・祝日・年末年始は除く）

■ 個人情報の取り扱いについて
当社は、個人情報保護の重要性を深く認識するとともに、『個人情報保護方針』に従い、下記に記載のとおり個人情報を適切に取り扱います。

1. 個人情報の利用目的について
当社は、個人情報を以下のような目的で利用させていただきます。
　　・お取引における契約の履行
　　・従業員の採用合否判断
　　・人事労務管理における業務上の確認
　　・ビジネスパートナー社員の確認
　　・その他、ご本人に事前にお知らせし、同意をいただいた目的
当社が業務を委託されたことに伴いお預かりした個人情報については当該業務を行うためにのみ利用します。

2. 個人情報の取得、利用
当社は、個人情報取得または利用においては利用目的を明確にするとともに法令を遵守して行います。また法令に定める特別の場合を除いて、ご本人の同意なく利用目的の範囲を超えて利用しません。

3. 個人情報の第三者への開示・提供
当社は、個人情報を、法令に定める特別の場合を除いて、ご本人の同意なしに第三者へ開示・提供しません。

4. 個人情報の取扱いの委託
当社では、取得した個人情報を上記利用目的の遂行上、取扱いを社外に委託する場合があります。この場合、当社が定めた水準を満たす者を委託先とし、個人情報の取扱いについて適切な指導・監督を行います。

5. 個人情報の開示
当社では、ご本人の個人情報の開示を希望される場合、お申し出になった方がご本人かまたはその代理人かを確認のうえ、合理的期間内および範囲内において回答いたします。
なお、個人情報の開示方法は、①電磁的記録の提供による方法、②書面の交付による方法、③その他当社が定める方法により、開示を請求できるものとします。

6. 個人情報の訂正等について
当社では、ご本人の個人情報の訂正、追加または削除を希望される場合、お申し出になった方がご本人かまたはその代理人かを確認のうえ、個人情報内容が事実と異なる場合には、合理的期間内および範囲内において個人情報の訂正、追加または削除をいたします。

7. 個人情報の利用停止等について
当社では、ご本人の個人情報の利用停止または消去を希望される場合、お申し出になった方がご本人かまたはその代理人かを確認のうえ、合理的期間内および範囲内において、個人情報の利用停止または消去をいたします。

■ 個人情報に関する公表事項
1. 個人情報の利用目的の公表に関する事項
株式会社ハクエイ（以下、「当社」という）が保有する個人情報の利用目的は、下表の通りです。（※）が付された個人情報については、開示対象個人情報として、当社に対して利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止のご請求をおこなうことができます。
▼個人情報の種類と利用目的
　応募者情報※
　　…弊社が必要とする人材の採用判断のため。
　在職者情報※
　　…人事管理業務及び業務の連絡のため。
　退職者情報※
　　…法定で定める退職者の人事管理業務及び懇親等の必要に応じた連絡のため。
　協力会社の技術者情報
　　…弊社が必要とする技術者の選定のため。また、クライアント企業への提案のため。
　人材サービス会社から提供される採用応募者情報
　　…弊社が必要とする人材の採用判断のため。
　お取引先情報
　　…クライアント企業や協力会社の担当者との業務連絡のため。

2. 開示対象個人情報に関する周知事項
当社は、開示対象個人情報（前項参照）の取扱いにあたり、前項に加え下記の事項を公開いたします。
　(1) 当社の名称
　　株式会社ハクエイ
　(2) 個人情報保護管理者
　　株式会社ハクエイ　井上　博栄（電話：045-264-9892）
　(3) すべての開示対象個人情報の利用目的
　　「１．個人情報の利用目的の公表に関する事項」参照
　(4) 開示対象個人情報の取扱いに関するお問い合わせ・苦情等の申し出先
　　申し出先の名称：個人情報保護事務局
　　住所：〒231-0031 神奈川県横浜市中区万代町1-2-12　VORT横浜関内Ⅲ7階B
　　電話：045-264-9892
　　メール：privacy@hakuei-net.co.jp
　(5) 当社が属する認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申し出先
　　※当社は認定個人情報保護団体に所属しておりません。
　(6) 開示等の請求方法
　　「3. 個人情報の利用目的の通知等のご請求に応じる手続き」参照

3. 個人情報の利用目的の通知等のご請求に応じる手続き
当社は個人情報の利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止、消去又は第三者への提供停止のご請求及び個人情報に関する苦情・ご相談については、個人情報保護事務局（メール：privacy@hakuei-net.co.jp 電話：045-264-9892 [受付時間：平日AM10:00〜PM6:30]）にて承ります。ただし、請求頂いた個人情報につき、法令等の規定により個人情報を開示できない場合や当社の個人情報保管期間を過ぎた個人情報の場合についてはお客様の個人情報の利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止、消去、又は第三者への提供停止に応じることができませんのでご了承下さい。個人情報の開示等のご請求される皆さまは、必要事項をご記入の上個人情報保護事務局までお送り下さい。
　▼ お送りいただくもの（手数料は必要ありません）
　　「個人情報お問い合せ申請書」
　　所定の用紙に以下の事項を記入してください。
　　　・ご本人様の住所・氏名・電話番号とご捺印
　　　・請求日
　　　・開示をお求めになる個人情報を特定するための情報
　　※ 当社規定の手続きに従いまして「個人情報お問合せ申請書」を用意させていただきますので、下記までご連絡ください。
　▼ お送り先
　　〒231-0031　神奈川県横浜市中区万代町1-2-12　VORT横浜関内Ⅲ7階B
　　株式会社ハクエイ　個人情報保護事務局

当社では、上記の請求を受領した場合は、必要な調査を実施した上で、２週間以内に書面にて回答致します。
回答にあたっては、なりすましによる個人情報の漏えいを防止する目的で本人確認郵便を用いますので、ご了承ください。

当社は、上記「個人情報保護方針」「個人情報の取扱いについて」「個人情報に関する公表事項」を随時変更する場合があり、変更した場合には、ウェブサイト上に掲載します。
関係者の皆様は、ウェブサイト上に掲載される最新の内容を十分にご確認頂けますよう宜しくお願いいたします。

以上

制定日 2017年1月4日
株式会社　ハクエイ
代表取締役　　井上　博栄